天行麗江旅游為您提供一份詳細(xì)的會議接待流程，僅作參考

  流程一、會前準(zhǔn)備工作

  1.提前會議主辦方要求打印好會議報到須知．
  2.明確會議所需的資料后,必須在會議報到前二天將會議資料全部到位.
  3.在會議報到前須提前按參會人數(shù)將資料、筆、報到須知、考察線路及文具裝入文件袋內(nèi)。
  4.會議報到前一天準(zhǔn)備會議接待所需物品(會議簽到表、酒店費用總結(jié)算單、酒店用餐對賬單、酒店住房對帳單、入住明細(xì)表、反程票預(yù)定情況一覽表、付款憑據(jù)、結(jié)算通知(確認(rèn))單、票務(wù)交接手續(xù)單、任務(wù)單、退款憑據(jù)、考察線路登記表、會議接待報賬單、用車單、會議結(jié)算單、被保險人員清單、變更通知、調(diào)研考察人員清單、票據(jù)反饋表、收費登記表、線路一覽表、續(xù)住表、二次旅游考察線路及圖片);除此之外還需要準(zhǔn)備會議接待時所需要文化用品（票袋、文件袋、收據(jù)、驗鈔機(jī)、電腦、打印機(jī)、皮筋、曲別針、訂書機(jī)、復(fù)寫紙、橡皮、計算器、接站牌等）；并領(lǐng)取會議備用金。
  5.提前安排好代表接機(jī)工作（車輛安排、接機(jī)人員發(fā)排）。

  流程二、與酒店必須的協(xié)調(diào)工作（會議報到前）

  1.制作會務(wù)組用房及路標(biāo)指示，要求做到使會議代表方便快捷的找到會務(wù)組，向酒店確認(rèn)會務(wù)用房及會務(wù)組房號。通知酒店總機(jī)和總機(jī)本次會議名稱及會務(wù)組房號。
  2.會議主辦方抵辦酒店后，及時與會議主辦方確定相關(guān)的接待程序和注意事項。協(xié)助會議主辦方與酒店確定上課時間、地點、會議室要求，確認(rèn)是否使用多媒體投影儀及茶歇：每日用餐人數(shù)、時間、地點，會議橫幅及水牌的內(nèi)容，以及其他要求。
  3.與酒店協(xié)商會議代表入住登記方式，按會議主辦方要求的時間提前懸掛會議橫幅，在大廳放置水牌。

  流程三、會議期間：

  1.及時與民航問訊處聯(lián)系確認(rèn)航班到達(dá)準(zhǔn)確時間，安排好接站人員及接站車輛。
  2.隨時與接站人員聯(lián)系，提前安排好房間及鑰匙。
  3.合理安排用房，盡量避免自然單間的出現(xiàn)（單男單女），如出現(xiàn)此情況盡量說服客人包房，并及時通知會議主辦方。
  4.會議報到當(dāng)天應(yīng)及時與接站人員和會議主辦方溝通落實，及時將用餐人數(shù)通知酒店，以便酒店備餐，避免出現(xiàn)會議代表用不上餐的情況。
  5.會議代表抵達(dá)酒店后應(yīng)先請代表簽到、然后交費、發(fā)放會議資料、安排房間、詢問客人返程情況（待定返程機(jī)票//是否參加二次旅游）；會議接待人員要求在最短的時間內(nèi)讓客人入住房間。
  6.收費時如遇有客人要求優(yōu)惠或減免費用時應(yīng)盡量說明情況，及時與會議主辦方聯(lián)系，經(jīng)與會議主辦方商量決定同意后，按會議主辦方意見執(zhí)行。
  7.會議報到過程中應(yīng)及時與會議主辦方和接站人員聯(lián)系，確認(rèn)最后抵達(dá)人數(shù)，及時向酒店增加或減少房間數(shù)量，避免造成不必要的麻煩。
  8.報道結(jié)束后將所有收款現(xiàn)金清點清楚后交旅行社或會議主辦方保管。
  9.報道結(jié)束后，應(yīng)及時準(zhǔn)確地向會議主辦方通報抵達(dá)人數(shù)、交費情況、考察人員情況。
  10.報道結(jié)束后，及時將會議期間每日用餐人數(shù)通知酒店，遇有臨時性的用餐人數(shù)減少或增加，應(yīng)提前4-5小時通知餐廳。每次用餐后會議服務(wù)人員必須與酒店服務(wù)人員核對用餐人數(shù)，填好《酒店用餐對賬單》雙方簽安認(rèn)可。在會議代表用餐時應(yīng)隨時向會議代表了解菜品質(zhì)量及口味，以便及時與酒店協(xié)商調(diào)整。
  11.會議期間如遇客人提前退房或正常退房，應(yīng)及時在第一時間通知酒店總臺和銷售部，以免造成不必要的房費損失。每日晚間會議服務(wù)人員必須與總臺核對當(dāng)日用房情況，填好《酒店用房對賬單》雙方簽字認(rèn)可。
  12.報道結(jié)束后，當(dāng)晚應(yīng)立即將考察人數(shù)、線路、客人的返程情況及時通報計調(diào)，以便安排用車、導(dǎo)游及預(yù)定團(tuán)隊火車票及機(jī)票。
  13.在會議期間訂票時應(yīng)事先了解清楚機(jī)票及車票發(fā)售情況后，報知客人，由客人自行選擇或根據(jù)考察情況推薦相應(yīng)航班、；車次，特殊旅游招待線路的報價應(yīng)事先咨詢后方可報價。預(yù)訂機(jī)票時應(yīng)向客人說明現(xiàn)在正處旅游接待旺季折扣會隨時有變化，須提早確認(rèn)。預(yù)訂火車票時應(yīng)向客人說明現(xiàn)在正處旅游旺季，火車票非常緊張不能保證可以購買上。
  14.接待大型會時，必須在考察前一天以收據(jù)號碼編組乘車（或按照會議主辦方意見）編組成車，提前將編組號（乘車號/人員名單/省份詳單/收據(jù)號）在客人上車前30分鐘前貼放置于車頭，以便會議儀表按所分配的乘車號乘車，會議代表乘車前交待導(dǎo)游協(xié)助以收據(jù)或代表證核實人數(shù)上車。
  15.會議考察期間，會議接待人員應(yīng)做好會議代表返住的預(yù)定工作，并將返住的接站情況及時通知旅行社計調(diào)部，避免耽誤會議代表行程。
  16.會議考察期間，會議接待人員每天早上發(fā)團(tuán)時必須與導(dǎo)游清點清楚當(dāng)日考察人數(shù)并與會議主辦方核實，向?qū)в谓淮嬷厥饴糜斡慰涂疾彀才牛员銓?dǎo)游在考察過程中合理安排時間，避免耽誤會議代表行程。
  17.會議結(jié)束前一天，應(yīng)將所有會議表格填寫完畢（不得涂改），與會議主辦方結(jié)算時，應(yīng)備齊所有的消費帳單和登記表格結(jié)算。（屬于會議主辦方付款分別為：房費、餐費、會議室租用費、投影儀租用費、報到須知及學(xué)習(xí)資料的打印費、通訊錄打印費、會議代表的文化用品、考察費等）。
  18.會議考察結(jié)束前一天，會議接待人員應(yīng)提早根據(jù)會議代表返程票預(yù)定情況安排人員及車輛做好會議代表的送站工作。
  19.會議結(jié)束后會議接待人員必須及時將本次會議資料、表格整理存檔，上報會議備用金。
  20.與酒店確認(rèn)最終消費金額通知旅行社結(jié)賬。